Работа сметчика, как правило, не сводится только к составлению локальных смет. Сметчики, работающие в строительно-монтажных организациях, кроме составления смет, выполняют также формирование «закрывающих» документов, в частности актов выполненных работ.
Официальное название акта выполненных работ – акт по форме КС-2.
Акт выполненных работ – это документ, в котором отражаются объемы выполненных работ за отчетный период (как правило – за месяц). Наименования и виды работ берутся из локальной сметы, на основании которой формируется акт. А объемы работ вносятся согласно фактическим данным, которые должны сообщить сметчику (как правило, выполненные работы отражаются в журналах учета выполненных работ, которые ведутся на строительных объектах). Также в акте указывается стоимость фактически выполненных работ. Именно эта стоимость и служит для взаиморасчетов между заказчиком и подрядчиком. Может показаться, что составлять акты выполненных работ – это самая простая задача. Ведь любая из современных сметных программ оказывает помощь в формировании актов выполненных работ. Да, действительно, сметные программы очень помогают в этом вопросе. Если, например, все работы по договору выполнены в полном объеме в течение отчетного периода, то на смету создается только один акт выполненных работ. Сметчику остается только «выгрузить» его, заполнить «шапку» акта и передать акт на подпись. Но в реальности, чаще всего бывает, что акты формируются на несколько отчетных периодов. Например, если работы выполняются в течение полугода, то за каждый отчетный месяц, в который велись работы, сметчик должен формировать акты выполненных работ. Отсюда еще одно название актов выполненных работ – «процентовки». Это название указывает на то, что в разные отчетные периоды выполняются, как правило, разные проценты от общего объема работ. И вот здесь становится понятно, что формирование актов требует от сметчика, даже прошедшего курс повышения квалификации, большой внимательности. В частности, сметчик должен внимательно вносить в акт именно те объемы работ, которые были выполнены в данный отчетный период. В противном случае могут возникнуть вопросы: почему объемы в акте не совпадают с объемами фактически выполненных работ. Кроме того, если это предусмотрено договором, в зависимости от периода выполнения работ, в актах выполненных работ могут учитываться или не учитываться те или иные дополнительные начисления. Например, довольно часто встречается ситуация, когда начисление дополнительных затрат при производстве работ в зимнее время (зимнее удорожание) производится только в актах за определенные месяцы, относящиеся к зимнему периоду. Таким образом, сметчику необходимо при формировании актов выполненных работ по форме КС-2 ознакомиться с условиями договора в части «закрытия работ» и оформления актов. В частности, может встретиться такая ситуация – в смете были учтены непредвиденные работы и затраты в размере нормативного процента, а оплачивать заказчик эти работы будет только в случае их подтверждения. В этом случае часто на непредвиденные работы и затраты составляется отдельная локальная смета, и уже на основании этой сметы формируется акт выполненных непредвиденных работ.
Подводя итог, можно сделать вывод, что при кажущейся простоте, формирование актов выполненных работ требует от сметчика внимательности и ответственного отношения. Для корректного оформления актов выполненных работ сметчик должен иметь на руках договор (в договоре прописываются данные заказчика и подрядчика, которые необходимо вносить в акты), а также знать условия и требования договора в части «закрытия» и оплаты выполненных работ, чтобы в актах учесть все эти требования. Поэтому данному вопросу уделяется большое внимание на нашем курсе «Сметное дело в строительстве», предназначенном новичкам сметного дела.
Кроме того, в качестве совета для начинающих сметчиков, хочется отметить, что формирование акта желательно начинать заранее, не оставляя эту работу на самый последний момент, чтобы потом не делать ее в спешке. Ведь акты выполненных работ – это отчетные документы. Поэтому к их оформлению нужно подходить со всей ответственностью.